Membuat SOP Dilakukan Semudah Update Status Di Media Sosial?

Membuat SOP semudah Update Social Media?

Pernahkah anda membayangkan bahwa SOP di perusahaan anda saat ini bisa mengirimkan notifikasi melalui email atau pesan kepada karyawan anda melalui handphone agar sang karyawan segera melakukan suatu aktivitas?

Sebagian perusahaan yang memiliki aplikasi ERP (enterprise resources planning) atau aplikasi workflow, mungkin sudah melihat hal itu terjadi untuk proses-proses terkait work order, pembelian/procurement, ataupun proses-proses internal terkait human resources.

Namun saya membayangkan lebih dari itu.

Impian terbesar saya adalah seluruh SOP dalam suatu perusahaan bisa dilihat dan dilakukan seorang karyawan semudah mengakses Facebook atau Path. Dan jika memungkinkan itu dirangkum dalam satu aplikasi. Setiap karyawan bisa mengerti dengan mudah tugas kewajibannya dengan bantuan mobile device DAN mudah dimonitor oleh atasannya. Ini salah satu tujuan saya menulis buku SOP-it yang akan dirilis di akhir bulan November 2015 ini. Berbagai ide untuk memprovokasi para praktisi SOP agar lebih fokus pada aspek PRAKTIS bukan berhenti di dokumentasi saja. Di sisi lain, buku ini ingin memberikan semacam panduan singkat untuk para pengusaha baru agar melihat SOP bukan sebagai beban tambahan. Standar dan panduan kerja bisa menyelamatkan bisnis anda!

Tulisan kali ini akan saya bagi menjadi dua bagian:

Bagian pertama membahas bagaimana membuat desain dasar sebuah SOP.

Bagian kedua membahas bagaimana desain dasar tadi dibuat dalam sebuah aplikasi bernama Trello.

Untuk contoh pembuatan SOP simpel saya akan menggunakan studi kasus SOP dari perusahaan makanan bernama Srikandi Recipe, perusahan yang dimiliki rekan saya, Anastasia.

Membuat desain dasar SOP

Dalam mendesain SOP, saya menggunakan aliran Proposition – Process – People. Metode ini membantu kita mendesain proses agar selaras dengan proposisi organisasi anda, dan proses itu nantinya dipahami dan dimengerti oleh karyawan anda (lihat Gambar 1).

AAEAAQAAAAAAAAOuAAAAJDViN2ZlYjgxLTk2MjMtNDQ3MS1hZmM5LWRkNzRhYTI3N2NhNQ

Gambar 1. Langkah menyusun SOP: Proposition-Process-People (gambar oleh E. Sunandar)

Srikandi Recipe (SR) mempunyai proposisi menyediakan makanan yang homy, healthy, and tasty oleh karenanya sejak awal semangat itu harus menjadi spirit utama semua prosesnya. Perusahaan makanan dengan proposisi seperti itu tentu mempunyai proses berbeda (di tingkat teknis/detil) dengan perusahaan yang menjual makanan cepat saji (fast food). Dengan mengetahui proposisi SR, lalu kita bisa memetakan proses utama agar value yang dijanjikan (makanan yang homy, healthy & tasty) bisa di-deliver kepada pelanggan (customer).

Peta proses utama Srikandi Recipe (SR)

Gambar 2. Peta proses utama Srikandi Recipe (SR)

Proses utama (core process) SR bisa dilihat dalam Gambar 2. Dari sini anda tentu melihat bahwa proses utama tadi masih terlalu high level, perlu dibuat proses satu tingkat lebih detil untuk bisa dieksekusi seperti pada Gambar 3.

Contoh pembuatan peta proses yang lebih detil bagian Produksi

Gambar 3. Contoh pembuatan peta proses yang lebih detil bagian Produksi

Pada gambar di atas, anda bisa melihat contoh pembuatan proses yang lebih detil khusus untuk bagian Produksi. Ini adalah contoh saja, karena dalam prakteknya, setiap tahapan proses utama perlu dibuat penjabaran yang lebih detil (catatan: sampai seberapa detil, akan kita bahas dalam posting selanjutnya. Rekomendasi simpel, jabarkan sampai karyawan mengerti apa yang harus dilakukan tanpa banyak bertanya). Sampai disini anda sudah bisa membuat SOP untuk bagian Produksi, tinggal melengkapi setiap langkah di atas dengan informasi: siapa yang harus melakukan, bagaimana dan dengan alat apa harus dilakukan, apa material yang digunakan serta berapa lama. Ringkasnya, lengkapi dengan informasi Who, What, How, Where, dan When untuk setiap langkah. Sudah terdokumentasi? Selamat, itulah SOP anda!

Saya juga sangat merekomendasikan penggunaan checklist, sebagai petunjuk yang menjadi pedoman kerja di lapangan. Misalkan dalam contoh SR, untuk langkah “Siapkan bahan baku dan perlengkapannya”, diperlukan bahan sebagai berikut :

  • Butter
  • Bawang Bombay
  • Daging Sapi Giling
  • Saos Tomat
  • Saos cabe

Dalam praktek pembuatan SOP anda, detil seperti itu sangat berguna untuk distandarkan dalam bentuk checklist (lengkap dengan ukuran/jumlah/berat) sehingga kualitas produk anda akan selalu terjaga.

Sampai disini, mungkin tidak ada yang baru dalam langkah pembuatan SOP ini. Sebagian dari anda mungkin sudah sangat paham, atau malah punya metode yang lebih praktis lagi. Yang berbeda dalam tulisan ini (dan dalam buku SOP-it) adalah saya ingin menantang para pembaca berimajinasi lebih dari sekadar SOP berbentuk diagram alir process (process flow diagram) seperti layaknya digunakan di banyak organisasi. Banyak SOP yang sudah bagus dokumentasinya akhirnya berakhir di rak buku tanpa pernah dilaksanakan.

Desain di atas, akan saya transformasikan agar mudah diakses di handphone atau komputer anda, menggunakan sebuah aplikasi gratis yang bernama Trello. Tujuannya, agar SOP anda bisa dipahami dan dilakukan dengan mudah; semudah mengupdate status anda di Facebook atau Path 🙂

Membuat SOP dengan aplikasi Trello

Dari sekian banyak aplikasi yang bisa digunakan mendukung SOP, favorit saya jatuh pada Trello. Pertama, karena gratis. Kedua aplikasi ini bisa diakses melalui komputer, tablet, dan smartphone. Ketiga, aplikasi ini adalah versi digital dari kanban (konsep kartu kontrol visual yang dikenal luas dalam metode Lean Production).

Dengan menggunakan desain seperti dijelaskan dalam Gambar 1, 2, dan 3, maka dengan mudah kita bisa membuatnya dalam aplikasi Trello sebagai berikut:

Pertama adalah proses high level di Srikandi Recipe adalah sebagai berikut:

Proses Utama Srikandi Recipe menggunakan aplikasi Trello

Gambar 4: Proses Utama Srikandi Recipe menggunakan aplikasi Trello

Bayangkan, sekarang proses dalam perusahaan anda bisa dilihat oleh karyawan  di handphone mereka, selain tentu saja di komputer mereka. Pekerja bisa dengan mudah memahami tahapan dalam pekerjaan. Pada Gambar 3 diatas anda melihat proses di bagian Produksi dibuat lebih detil, pada Trello bagian Produksi juga dibuat detil seperti Gambar 5 berikut, dimana setiap langkah aktivitas dibuat dalam bentuk card (kartu) :

Proses detil bagian Produksi menggunakan aplikasi Trello

Anda mungkin bertanya, apakah pada langkah Siapkan bahan baku dan perlengkapannya juga bisa dibuatkan checklistnya dalam Trello? Tentu saja, perhatikan Gambar 6 :

Dengan desain yang sama, SOP anda sekarang bisa dilihat dalam bentuk berbeda dan bisa diakses di berbagai mobile device!

Sudah semua? Belum! Saya perlu menambahkan lagi apa yang anda bisa lakukan setelah SOP perusahaan anda ditulis dalam Trello:

Checklist menggunakan aplikasi Trello

  1. Menambahkan file/media (gambar, video, link) ke dalam setiap kartu.
  2. Aplikasi ini adalah alat kolaborasi, karena bisa dimonitor secara bersamaan baik oleh pelaksana ataupun atasan. Setiap proses dan aktivitas, tidak hanya berupa dokumen statis, namun bisa bergerak mengikuti workflow dalam proses anda.
  3. Setiap kartu/aktivitas , bisa dibuat berulang secara otomatis, bisa dibuat tanggal deadline dan di-assign kepada seorang karyawan.

Kesimpulannya, dengan Trello, SOP anda tidak berhenti hanya sebagai sebuah dokumentasi statis. SOP anda sekarang menjadi sebuah tool yang interaktif, bisa mengirim pengingat/notifikasi dan bisa dimonitor.

Aplikasi Trello ini hanya satu dari sekian banyak aplikasi yang SUDAH tersedia sekarang. Anda bisa mengeksplorasi Evernote atau aplikasi lain. Anda bahkan bisa mempertimbangkan untuk membuat aplikasi khusus untuk SOP yang interaktif, jika mempunyai resources yang memadai.

Intinya, apakah anda mempunyai mimpi yang sama dengan saya:

SOP harus mudah diakses dan dilakukan layaknya kita mengupdate status di media sosial?

Author : Gede Manggala #SOPit

Hadiri pemaparan Gede Manggala mengenai aplikasi khusus untuk SOP yang interaktif bagi perusahaan di Forum Praktisi ISO Indonesia, Balai Kartini, Kamis 19 November 2015. //ipqi.org/iso-9001-2015/

%d bloggers like this: